Tips Untuk Membantu Anda Menjadi Lebih Produktif
Ketika kita mendekati akhir bulan pertama tahun ini bagaimana Anda maju dengan tujuan Anda ? Kemungkinan Anda akan memulai tahun ini dengan harapan besar dari semua hal yang ingin dicapai dalam kuartal pertama tahun ini, tapi karena satu atau dua hal rencana itu tidak pernah tercapai.
Banyak dari kita menemukan bahwa diri kita berada dalam situasi di mana kita ingin dan perlu untuk
lebih produktif. Banyak orang mengatakan bahwa mereka harus mencapai sesuatu secara ‘ lebih’ banyak tetapi mereka selalu mengatakan mempunyai sedikit sumber daya informasi.
“Kita perlu menjaga pencapaian tujuan kita tetap berada di treknya dengan meningkatkan produktivitas kita”.
Berikut adalah empat tindakan yang dapat Anda lakukan dengan segera.
1. Tutup email klien Anda dan hanya memeriksa 1 jam setiap dua kali sehari. Ini tidak terlalu menyita waktu Anda, karena Anda akan menjadi jauh lebih terfokus pada pekerjaan Anda.
2. Buat 'aturan' untuk folder email Anda. Jika Anda berada di lingkungan perusahaan, mempertimbangkan aturan kotak masuk yang secara otomatis bergerak ke folder semua email di mana Anda menerima salinan email (di mana Anda disertakan sebagai 'cc'). Ikuti tip ini selama satu bulan dan lihat apakah Anda kehilangan sesuatu yang penting untuk dapat menyelesaikan pekerjaan Anda.
3. Gunakan alat alternatif ke email. Pertimbangkan untuk mempergunakan alat seperti Chatter (dari Salesforce) atau Yammer. Alat ini sangat efektif untuk mengelompokan daftar email orang lain dalam bisnis atau organisasi Anda. Untuk kelompok yang lebih kecil atau pebisnis tunggal (Solo BusinessMan) Anda bisa menggunakan alat ini untuk proyek-proyek yang berkolaborasi dengan orang lain.
4. Baca email setiap kali dan segera putuskan apa yang harus dilakukan dengan email itu. Itu berarti sama halnya dengan membacanya. Perlahan-lahan. Tidak mengharapkan untuk mendapatkan isi email tersebut bisa langsung "diserap" ke dalam kepala Anda. Keputusan yang harus di ambil:
a) perlu tindakan - memindahkan email tersebut ke dalam program bisnis Anda / to-do sistem
b) tidak ada tindakan yang diperlukan - menghapus atau arsipkan email
c) referensi - memindahkan email ke dalam sistem referensi Anda.
Ketika kita mendekati akhir bulan pertama tahun ini bagaimana Anda maju dengan tujuan Anda ? Kemungkinan Anda akan memulai tahun ini dengan harapan besar dari semua hal yang ingin dicapai dalam kuartal pertama tahun ini, tapi karena satu atau dua hal rencana itu tidak pernah tercapai.
Banyak dari kita menemukan bahwa diri kita berada dalam situasi di mana kita ingin dan perlu untuk
lebih produktif. Banyak orang mengatakan bahwa mereka harus mencapai sesuatu secara ‘ lebih’ banyak tetapi mereka selalu mengatakan mempunyai sedikit sumber daya informasi.
“Kita perlu menjaga pencapaian tujuan kita tetap berada di treknya dengan meningkatkan produktivitas kita”.
Berikut adalah empat tindakan yang dapat Anda lakukan dengan segera.
1. Tutup email klien Anda dan hanya memeriksa 1 jam setiap dua kali sehari. Ini tidak terlalu menyita waktu Anda, karena Anda akan menjadi jauh lebih terfokus pada pekerjaan Anda.
2. Buat 'aturan' untuk folder email Anda. Jika Anda berada di lingkungan perusahaan, mempertimbangkan aturan kotak masuk yang secara otomatis bergerak ke folder semua email di mana Anda menerima salinan email (di mana Anda disertakan sebagai 'cc'). Ikuti tip ini selama satu bulan dan lihat apakah Anda kehilangan sesuatu yang penting untuk dapat menyelesaikan pekerjaan Anda.
3. Gunakan alat alternatif ke email. Pertimbangkan untuk mempergunakan alat seperti Chatter (dari Salesforce) atau Yammer. Alat ini sangat efektif untuk mengelompokan daftar email orang lain dalam bisnis atau organisasi Anda. Untuk kelompok yang lebih kecil atau pebisnis tunggal (Solo BusinessMan) Anda bisa menggunakan alat ini untuk proyek-proyek yang berkolaborasi dengan orang lain.
4. Baca email setiap kali dan segera putuskan apa yang harus dilakukan dengan email itu. Itu berarti sama halnya dengan membacanya. Perlahan-lahan. Tidak mengharapkan untuk mendapatkan isi email tersebut bisa langsung "diserap" ke dalam kepala Anda. Keputusan yang harus di ambil:
a) perlu tindakan - memindahkan email tersebut ke dalam program bisnis Anda / to-do sistem
b) tidak ada tindakan yang diperlukan - menghapus atau arsipkan email
c) referensi - memindahkan email ke dalam sistem referensi Anda.
Mengelola Media Sosial Secara Efektif
1. Memanfaatkan penggunaan ponsel pintar Anda. Ambil kesempatan untuk menginstal aplikasi media sosial di ponsel Anda dan gunakan waktu luang Anda untuk berinteraksi.
2. Gunakan alat yang biasa disebut Pengelola Online. Jadikan metode ini untuk memantau bisnis Anda dengan menggunakan tools yang gratis (misalnya TweetDeck dan HootSuite adalah dua tools populer) dan lakukan dua atau tiga kali sehari. Anda akan dipermudah dalam menetapkan istilah pencarian, ini akan menghemat waktu Anda.
3. Menetapkan tujuan-tujuan media sosial Anda. Memiliki tujuan yang jelas untuk penggunaan media sosial (kecuali itu adalah murni pribadi atau dikhususkan untuk rekan rekan kontak). Catat setiap langkah-langkah tersebut dan periksa langkah-langkah tersebut setiap minggu dan setiap bulan.
Tips Untuk Tetap Produktif Saat Bepergian
1. Gunakan Internet Message Access Protocol (IMAP) email dan bukan Post Office Protocol (POP). Dengan POP Anda dapat membaca dan menyortir semua email baru Anda pada perangkat mobile Anda, tetapi ketika Anda login kembali ke komputer Anda, Anda akan disajikan dengan kotak masuk yang penuh dengan pesan yang belum dibaca sehingga Anda harus membaca dan mengatur kembali. Hal ini bisa membuat Anda bosan dan frustasi.
2. Gunakan sync. Anda memerlukan semua kontak, kalender dan dokumen penting yang identik dengan program Anda atau dapat diakses pada setiap perangkat kerja yang Anda miliki. Evernote dan Dropbox no.1 dalam hal ini dengan kemampuan untuk menjaga dan menyediakan semua yang anda butuhkan dimanapun Anda berada. Dengan kata lain, media ini penting bagi Anda.
3. Memanfaatkan waktu luang Anda. Ketika Anda bepergian dengan kereta api, pesawat atau mobil, Anda dapat menggunakan kesempatan ini untuk melakukan tugas-tugas tanpa Anda harus berada di kantor. Misalnya, melakukan peninjauan proyek-proyek Anda sangat cocok dilakukan ketika Anda bepergian dengan pesawat atau kereta api di mana sarana ini dapat meminimalkan gangguan dan menjadikan lebih fokus. Dalam mobil Anda dapat mendengarkan podcast bahan yang relevan dengan pekerjaan Anda atau menarik bagi Anda.
Aplikasi dan Layanan Yang Dapat Membantu Anda untuk Lebih Produktif – Aplikasi dan layanan ini tergantung pada minat pribadi Anda.
1. Untuk pengguna Outlook dapat mempertimbangkan Getting Things Done® Outlook® Add-In dari Netcentrics – layanan GTD fungsionalitas melalui antarmuka Outlook biasa.
2. Untuk pengguna Gmail saya sarankan Anda mencoba Active Inbox - ini adalah plugin gratis yang menginstal ke Chrome dan Firefox, yang membantu Anda mengelola tugas-tugas email Anda dan proyek-proyek yang mendukung pendekatan GTD.
3. Alat independensi dari email klien Anda gunakanlah Remember The Milk. Sebuah manajer aplikasi gratis dan berjalan pada aplikasi semua platform misalnya Apple, Android dan Blackberry.
Tips yang paling penting dari semua tips di atas adalah F O K U S. Ini bukanlah tentang 'melakukan sesuatu hal' .
Memberikan waktu pada diri kita sendiri untuk mendapatkan kejelasan tentang program-program penting yang akan membuat perbedaan yang nyata.
Sekali Anda mengidentifikasi program-program yang Anda rancang, maka Anda dapat mulai menggeser kegiatan Anda sehari-hari untuk mendukung program tersebut. Anda harus membuat kemajuan yang signifikan selama beberapa bulan ke depan.
Semoga bermanfaat...
Tidak ada komentar:
Posting Komentar